Modul 1 – Overview terhadap Humas dan konsep teknik kehumasan KB 1 – Humas sebagai fungsi manajemen dan fungsi komunikasi
Dalam mempelajari humas, ada dua pendekatan yang perlu digunakan, yakni pendekatan humas sebagai fungsi manajemen dan humas sebagai fungsi komunikasi. Sebagai fungsi komunikasi, humas dalam sebuah organisasi membantu berkomunikasi dengan berbagai public sehingga organisasi akan memperoleh dukungan dari berbagai public. Hubungan yang harmonis antara anggota organisasi dan berbagai publiknya akan menjadi landasan yang kuat bagi tercapainya tujuan organisasi.
Berbagai definisi humas menekankan kegiatan komunikasi sebagai alat, cara, atau aktivitas untuk mencapai tujuan, terbangunnya hubungan, atau saling pengertian antara organisasi dan berbagai publiknya.
Dalam menjalankan kegiatan komunikasi untuk membantu organisasi, humas perlu menjalankan komunikasi strategis, yakni sebuah kegiatan komunikasi yang didasari oleh perencanaan yang matang dengan tujuan yang jelas, dilaksanakan secara sistematis, dan dievaluasi dampak yang dihasilkannya. Dalam menjalankan komunikasi strategis ini, diperlukan bukan saja manajer komunikasi, tetapi juga para teknisi komunikasi yang akan bertugas melaksanakan atau mengimplementasikan seluruh kegiatan komunikasi.
Dalam menjalankan komunikasi strategis ini, humas perlu mempertimbangkan antara lain public yang dihadapi oleh organisasi atau perusahaan, permasalahan yang berkembang dalam hubungan antara organisasi dan berbagai public tersebut, media yang akan dipilih untuk berkomunikasi dengan public, format pesan yang akan digunakan dalam berkomunikasi, serta dukungan sumber daya yang dibutuhkan dalam menjalankan kegiatan komunikasi tersebut.
KB 2 – Konsep teknik humas
Para praktisi humas secara garis besar menjalankan dua peranan penting, yakni sebagai manajer komunikasi yang mengelola setiap kegiatan komunikasi dalam kehumasan perusahaan dan sebagai teknisi komunikasi yang mengimplementasikan berbagai kegiatan komunikasi yang sudah direncanakan oleh manajer humas. Dalam praktik, seorang manajer humas masih menjalankan kegiatan-kegiatan teknik humas seperti menulis, menyuntung dan sebagainya.
Sebagai teknisi, praktisi humas harus menguasai ketrampilan-ketrampilan teknis yang berkaitan dengan berbagai mode komunikasi : lisan, tulis cetak, audio, dan audio visual serta interaktif. Disamping itu, mereka juga harus dapat memproduksi media komunikasi yang akan digunakan dalam bidang kehumasan.
Karena pentingnya keterampilan teknis ini, kurikulum pendidikan kehumasan di Amerika menempatkan teknik-teknik kehumasan sebagai salah satu materi kuliah penting bagi para mahasiswa kehumasan, di samping mata kuliah teori dan manajemen.
Dalam praktik, para praktisi humas umumnya menjalankan kegiatan teknis yang berupa penulisan, seperti siaran berita, tanggapan untuk surat pembaca di surat kabar, menulis iklan perusahaan, menulis naskah pidato, membuat fotografi, menyiapkan bahan-bahan audio dan audiovisual, serta menangani dan mengoordinasi hubungan dengan wartawan dan media massa.
Modul 2 – Teknik Komunikasi Lisan
KB 1 – Presentasi
Salah satu tugas praktisi humas yang cukup penting dan sering dilakukan adalah melakukan presentasi untuk berbagai kesempatan kepada berbagai public, seperti presentasi kepada karyawan, warga komunitas, konsumen, aparat pemerintah, pemegang saham, para wartawan, dan sebagainya.
Dalam mempersiapkan presentasi, seorang praktisi humas perlu mempertimbangkan tiga hal utama, yakni khalayak atau audiens, tujuan atau maksud presentasi, dan pesan yang akan disampaikan dalam presentasi. Oleh karena itu, analisis profil khalayak perlu dilakukan dari segi demografi, psikografi, dan kepentingan khalayak.
Dalam menyiapkan presentasi pun, perlu dilihat terlebih dahulu tujuan dari sebuah presentasi, apakah memberi tahu khalayak sehingga pemahaman khalayak akan meningkat terhadap sebuah subjek, untuk membujuk khalayak sehingga memiliki sikap tertentu terhadap suatu objek, atau untuk memberi instruksi sehingga khalayak dapat melakukan tindakan seperti yang diinginkan organisasi.
Agar presentasi efektif, aspek pesan pun akhirnya harus disusun sedemikian rupa dan disajikan dengan memanfaatkan berbagai unsure komunikasi secara maksimal.
KB 2 – Lobi dalam Kehumasan
Melobi para pembuat keputusan public yang biasanya berupa peraturan atau kebijakan yang dibuat oleh pemerintah atau badan-badan legislatif merupakan salah satu kemungkinan tugas yang harus dijalankan oleh seorang praktisi humas. Melalui kegiatan ini, praktisi humas berusaha untuk mempengaruhi para pengambil kebijakan sehingga keputusan yang mereka buat tidak sampai merugikan perusahaan atau organisasi.
Sudah tentu aktivitas lobi ini berbasis pada komunikasi interpersonal tatap muka dengan para pengambil kebijakan. Namun, pada perkembangannya dalam melakukan lobi, para pelobi juga harus mengembangkan aktivitas tambahan berupa penyedian data dan fakta yang memadai sebagai bagian dari usaha untuk meyakinkan para pengambil kebijakan. Aktivitas ini memang berpotensi menimbulkan masalah karena dalam aktivitas lobi bisa saja terlibat usaha-usaha penyuapan, bukan usaha berdasarkan komunikasi persuasi. Oleh karena itu, para pelobi ini tentu perlu menggunakan standar-standar moral yang ketat.
Modul 3 – Teknik Penulisan Informatif
KB 1 – Penulisan Siaran Pers
Tulisan humas dibuat antara lain bisa untuk mencapai salah satu dari tujuan tulisan, yakni untuk meningkatkan pengetahuan publik (to inform) tentang berbagai aspek yang berhubungan dengan organisasi atau perusahaan, untuk membujuk (to persuade) agar publik memiliki sikap tertentu terhadap organisasi atau perusahaan dengan segala aspeknya, dan untuk mengarahkan atau memberi instruksi kepada publik (to instruct) sehingga publik melakukan tindakan tertentu sesuai dengan keinginan pihak perusahaan.
Satah satu tulisan yang sering dipakai dalam humas adalah tulisan informative. Ciri-ciri yang menonjol dari sebuah tulisan informative adalah disajikan dengan tone netral, berimbang tidak bias, dan langsung (straightforward) serta bersifat factual. Beberapa contoh format tulisan informative bisa dalam bentuk siaran pers, fact sheet, sketsa biografi, newsletter, dan annual report (laporan tahunan).
Siaran pers merupakan salah satu bentuk tulisan informative yang bertujuan untuk memberitahukan public tentang berbagai dinamika, perubahan, dan peristiwa dalam perusahaan melalui media massa. Sebagai sebuah bentuk tulisan informative, siaran pers sudah diakui sebagai sumber informasi penting yang dapat digunakan oleh media massa untuk menulis berita. Para praktisi humas dapat menulis sebuah siaran pers dan kemudian dikirim ke media massa. Jika siaran pers itu memiliki nilai layak berita yang kuat, besar kemungkinan siaran pers itu akan menjadi berita di media massa.
Akan tetapi, siaran pers tidak selalu berakhir menjadi berita di media massa. Siaran pers bisa juga tidak dimuat oleh berbagai media sebab mungkin kuran mengandung nilai layak berita, kebenarannya diragukan, kalah bersaing dari siaran pers lain, berisi promosi berlebihan, atau karena tidak ditulis dengan baik. Oleh karena itu, siaran pers yang dibuat harus memiliki nilai berita yang kuat.
Beberapa ukuran yang digunakan untuk mengukur nilai berita adalah penting, magnitude, aktual, dekat, keterkenalan, dan mengandung unsur layak berita. Untuk menggali bahan yang lengkap tentang peristiwa yang akan dijadikan bahan siaran pers dapat digunakan rumus 5W + 1H (who = siapa, why = mengapa, what = apa, when = kapan, where = dimana, dan how = bagaimana)
Siaran pers dengan format berita langsung biasanya memiliki ciri aktualitas tinggi. Hal tersebut melibatkan orang dalam posisi penting atau terkenal dengan tujuan informative, angel tulisan tunggal, struktur tulisan dengan piramida terbalik, biasanya menggunakan who atau what lead dengan bahasa hemat, jelas, dan uraian dengan tempo yang cepat.
Format standar teknis untuk penulisan siaran pers biasanya menyangkut penggunaan kertas berlogo lembaga, diketik dalam spasi rangkap, mencantumkan kapan sebaiknya dimuat dan dapat dibuat (dateline), serta memberi nomor kontak dan orang yang bisa dihubungi oleh wartawan yang ingin melakukan cek ulang atau konfirmasi terhadap siaran per situ dan menggali materi untuk melengkapi siaran pers.
KB 2 – Penulisan Sketsa Biografi dan Backgrounder
Sketsa biografi merupakan sebuah deskripsi atau gambaran ringkas tentang seseorang yang ditulis dengan tujuan untuk membangun kredibilitas orang tersebut pada public yang mungkin belum banyak mengenalnya. Sketsa biografi ditulis terutama untuk memperkenalkan orang-orang yang menduduki posisi baru dalam perusahaan, pejabat-pejabat pemerintah yang baru dilantik, atau para juru bicara dalam seminar. Sketsa biografi ini dapat dipakai sebagai informasi awal untuk menulis profil di media massa oleh wartawannya. Sketsa biografi biasanya merupakan versi singkat dan model naratif dari curriculum vitae yang biasanya ditulis dengan cara enumeratif dalam jumlah halaman yang panjang.
Untuk kepentingan pengenalan perusahaan, praktisi humas dapat menggunakan backgrounder atau company profile. Backgrounder bisa ditulis dengan menggunakan pendekatan, seperti dalam penulisan sketsa biografi. Perbedaanya yang utama terletak pada objek tulisan.
ConversionConversion EmoticonEmoticon